גלה כיצד למחוק מייל שנשלח באאוטלוק בקלות

כאילו שכחתם את הפאניקה: מחיקת מייל שנשלח באאוטלוק

האם אי פעם שלחתם מייל לאדם הלא נכון? נכון, זה תמיד קורה כשאתם ממהרים ומחליטים בבת אחת להיות “מנוסים” ולשלוח את המיילים שאתם מתכננים. ואז, כשאתם מדפיסים את ההודעה מחדש, אתם מבינים שהכנסתם את השם הלא נכון, או גרוע מכך – קיבלתם תשובה חזרה שאתם מתחרטים עליה יותר מהכנת חביתה שנחרכה! ואלו הם רגעים שבהם אתם משקלים את עונש המוות העצמי מול האפשרות של לעזור לאאוטלוק, חבר טוב מדי, לעשות מה שהוא עושה הכי טוב – למחוק את המייל שלכם.

מה קורה כשאתם שולחים מייל?

כדי להבין איך למחוק מייל שנשלח, יש צורך להתחיל מהבסיס. כל פעם שאתם לוחצים על “שלח”, אתם לא שולחים רק הודעה – אתם מהווים בדרך כל סוג של “פיוס” עם האינטרנט. המייל מתחיל את דרכו אל שרתי האימייל ומתחיל מסע ארוך כדי להגיע לשולחן העבודה של הנמען. ברגע המרגש הזה, אתם מתחילים לשאול את עצמכם: “האם הוא קיבל את זה? האם הוא קורא את זה כרגע בדקות האחרונות של הסרט?”

שאלות שכולנו שואלים

• מה קורה אם אני שולח את המייל הלא נכון?
• האם יש Möglichkeit отменить отправку email באאוטלוק?
• מה e-mail recall (כשהמייל עדיין לא נפתח)?
• איך אני יכול לוודא שאני לא חוזר על הטעויות שלי?
• האם זה בכלל אפשרי למחוק מייל שנשלח?

אז, מה עושים כשמגלים שהמייל שלכם נשלח ויותר מכך – נפתח? בטח תשמעו שלאנשים יש דרכים שונות להסביר את הטריקים שלהם, אבל כאן נעסוק בפתרונות פרקטיים.

האם יש דרך למחוק את המייל?

באופן כללי, במערכת אאוטלוק יש אפשרות לבצע Recall למייל שנשלח – אך זה תלוי בכמה גורמים:

• נמען באותו דומיין: המייל יכול להימחק רק אם הנמען נמצא גם הוא באותה רשת אואטלוק שבה שלחתם את ההודעה.
• לא נפתח: הRecall אינו יכול למחוק מייל שנפתח – אוטומטית קשה לכפר על הרגע הזה.
• הגדרות דואר: שהמשתמשים יהיו עם הגדרות המאפשרות Recalls.

אז מה אתם צריכים לעשות? לחצו על “שלח” מחדש! ככה זה עובד – כל עוד הנמען לא פתח, אתם יכולים לנסות לשלוף את המייל על ידי “שחזור”. צריך לחזור לכרטיסייה של “Sent Items”, לבחור את המייל וללחוץ על “Actions” ולאחר מכן “Recall This Message”.

הקטע המצחיק: מה אם זה לא עובד?

אם אתן כמוני, אוטומטית תמצאו את עצמכם חושבים שזו בדיחה – להתחיל משוויצר בכל מה שקשור לתוכנות מחשב? חשבו על המצב שבו אתם מנסים לקחת משהו מהידיים של מישהו אחר – חוויה לא נעימה בלשון המעטה. האם עכשיו הוא יקרא את הכל ותתחילו לדבר על סניפים של חנויות ממתקים?

כל הטיפים למנוע את האסון הבא

כאמור, אחד מהשיטות הטובות ביותר הוא לנסות למנוע את ההונאה שתוקפת אתכם כל פעם שאתם שלחים מייל. הנה כמה דרכים פשוטות להימנע ממלכודות של עבודת משרד:

• כפתור שליחה מאוחר: השתמשו בעורכי טקסט עוקבים לפני שנשלח, כאשר ניתן לתזמן את המיילים למועד מאוחר יותר – מה שיתן לכם עוד קצת זמן לחשוב לפני ששולחים.
• כללים להבחנה: תכינו כללים שיבדקו שקיבלתם את הפרטים הנכונים וכל המידע המהותי קיים.
• שאלו מישהו: אם המייל רגיש, שאלו מישהו אחר על מה שכתבתם – בטח הוא יעזור לכם לוודא שאתם לא ממלאים את המייל שלך בשגיאות גיוס.

ומה אם כן נשלח?

אז, אחרי ששולחים את המייל, מה קורה אם הוא כבר קיים בתיבת הדואר הנכנס של הנמען? כאילו דחפתם לחדשות בוקר מבלי להבין שזה היה הסרטון של ה”מם” הכי מגניב בשבוע! בעידן הדיגיטלי, יש כמה כוכבים שיכולים לקחת אתכם למקום הנכון.

אפשרויות לתגובה

• שלחו תיבת הודעה: אם המייל היה מביך או שגוי, שלחו תיבת הודעה פרטית להסביר את עצמכם.
• חיקוי של וודאות: כשאתם בראש לסיבוב התגובות הללו – קחו את זה בקלות, תעדכנו את הנמען ויסבירו שהוא לא אתכם בתדריך הפרטי אודות העידון של תקלות הדעת.

המטרות שלנו בהצלחה

כשאתם מתמודדים עם מיילים באאוטלוק, חשוב להיות לא רק טכניים, אלא גם על התועלת שנמצאת מאחוריהם. הפעמים שבהן אנו נכנסים לבחירות כאלו או אחרות – יש משמעות ועבודת צוות מושלמת. כשאתם שולחים מייל, תקפידו עליו ולתכנן את השימוש הנכון בכלים הטכנולוגיים שיש לכם.

אז בפעם הבאה שאתם חושבים בכלל לשלוח מייל